„Kiedy udało mi się wyznaczyć moment dnia, w którym jestem najbardziej efektywna, zaczęłam wykorzystywać go na najbardziej intensywną, twórczą i wymagającą pracę”. W kolejnym odcinku swojego cyklu Bożena Kowalkowska dzieli się sposobami na planowanie dnia i tygodnia pracy.
Z natury jestem sową, ale bycie mamą zmusza mnie do bycia skowronkiem. Odnajdywanie się tej w nowej rzeczywistości było długie i bolesne, ale ostatecznie nie tylko pozwoliło mi na pracę w innym trybie, lecz także wpłynęło na pozostałe aspekty mojego życia. W końcu udało mi się zrozumieć moje potrzeby.
Po pierwsze, jeśli nie umówię się sama ze sobą na pracę od-do oraz dni, w które pracuję, to obowiązki zawodowe zaczynają mną rządzić. Nagle okazuje się, że jest coś do zrobienia w weekend, podczas obiadu albo na środku ulicy w pozycji przycupniętego nieszczęścia z komputerem na kolanach (mam nawet takie zdjęcie). Dlatego ustaliłam sama ze sobą, że pracuję wyłącznie w dni powszednie, maksymalnie 30 godzin w tygodniu, bo na tyle realnie pozwalała mi sytuacja domowa (nie zatrudniamy niani, dzieci są w przedszkolu i szkole między 9 a 15.30) i finansowa. Pracę zaczynam zwykle o 9.30 i kończę o 15.00, ale mamy z mężem ustalone naprzemiennie żelazne dni w każdym tygodniu, kiedy jedno z nas wychodzi rano i pracuje do oporu, a drugie bierze na siebie obowiązek prowadzenia domu i opieki nad dziećmi. W okresie maleńkości naszych dzieci dwa razy w tygodniu, w sztywno ustalonych dniach i godzinach, pomagali nam moi niezawodni teściowie. Na bardziej wymagające kilkudniowe projekty przyjeżdżali moi rodzice. Jeśli czegoś żałuję, to tego, że takich sztywnych ram pracy nie ustaliłam wcześniej, zanim na świecie pojawiły się dzieci.
Po drugie, znam moją sprawdzoną i komfortową rutynę dnia. Znając swoją sowią naturę, nie planuję niczego wymagającego w pierwszej połowie dnia. To czas na mój rozruch i rozbudzenie, dlatego poranki to dla mnie najlepsza pora na spotkania. Dzięki żywej rozmowie szybciej przechodzę w tryb pracy i mobilizuję się. Unikam jak ognia spotkań w środku dnia, bo rozbijają rytm, i tych na końcu dnia, bo zwykle towarzyszy im już stres i pośpiech. Dzień pracy układam seriami: seria wiadomości – odpisuję i piszę, seria telefonów – między telefonem do drukarni i tłumacza umawiam dentystę i hydraulika, czas na pracę twórczą – piszę, czytam, redaguję. Ale bywa też tak, że to dni układam seriami i wtedy wybrany dzień poświęcam na spotkania, które ustawiam ciurkiem (najchętniej w zbliżonej lokalizacji), innego dnia tylko piszę, a jeszcze innego zajmuję się papierami. Stałe punkty planu tygodnia wyznaczają mój stały rytm, dzięki czemu wiem też, że środa to dla mnie dzień drukowania umów albo aktualizacji strony internetowej, a poniedziałki są dniem podlewania kwiatów i załatwiania spraw na mieście. Nie tylko ja układam prace seriami. Czy dzwoniąc kiedyś w kwestii niezapłaconego przelewu, usłyszeliście kiedyś od księgowej: „U nas przelewy robione są we wtorki i piątki”?
Po trzecie, najwydajniej pracuję przed lunchem i późnym popołudniem, najsłabiej rano (chyba że mam specjalne warunki) i przed posiłkiem. Moim najbardziej efektywnym dniem jest czwartek, a najsłabszym – wtorek. Gdyby spojrzeć na temat szerzej, powinnam wziąć pod uwagę czas menstruacji, która tak samo na mnie, jak i na wiele kobiet ma ogromny wpływ w kwestii efektywności. Żeby móc to określić, posłużyłam się krzywą REFA. Przez dwa tygodnie prowadziłam notatki na temat tego, w którym momencie dnia i tygodnia miałam najwięcej energii i praca przychodziła z łatwością.
Kiedy już w końcu udało mi się ustalić najmocniejszy moment dnia, natychmiast założyłam sobie na niego blokadę. Kilka osób sugerowało, że to słowo ma negatywny wydźwięk, ale ja bardzo je lubię. W blokadzie chodzi o zatrzymanie niepożądanych bodźców. Ochronę swojego najcenniejszego czasu przed rozpraszaczami, kiedy mózg pracuje najintensywniej. Nie znoszę szarpaniny w zajmowaniu się dwiema rzeczami naraz, chaosu informacyjnego, który wtedy powstaje i mizernych efektów związanych z brakiem skupienia. Kiedy pracowałam w redakcji i redagowałam teksty, miałam zwyczaj wyłączania się na dwie godziny dziennie zawsze o tej samej porze. Nie odbierałam wtedy telefonu, nie zaglądałam do skrzynki, zamykałam się sama w pokoju albo zakładałam słuchawki. To był czas na najbardziej wymagającą i twórczą pracę, o czym poinformowałam swoich współpracowników. Moja konsekwencja przyniosła zamierzony efekt i z czasem każdy w redakcji wiedział, kiedy się izoluję, bo redaguję. Tak samo jak ja, po czytelnym komunikacie grafika, wiedziałam, kiedy potrzebuję ciszy i powinnam na dwie godziny wstrzymać się z pytaniami. Kiedy potrzebowałam przygotować się na jeden z wykładów, założyłam sobie blokadę na cały weekend. Wynajęłam ascetyczny pokój pod Warszawą, zamówiłam posiłki pod drzwi, zupełnie się odcięłam i dzięki temu wróciłam z gotowym materiałem.
Mój ulubiony przykład na informowanie o blokadzie związany jest z weekendową zamianą mieszkań, którą zrobiliśmy z jedną z berlińskich rodzin. Trafiliśmy do mieszkania fotografki, która w jednym z pokoi urządziła swoją pracownię. Na wewnętrznej stronie drzwi wisiała kartka, którą kobieta wywieszała, kiedy zaczynała pracować: „Michael, drzwi są zamknięte – to znaczy, że pracuję. Nie wchodź, nie pukaj, wyjdę o 14.00. W sprawach pilnych wyślij SMS”. Od tamtej pory mamy taką umowę z mężem, że zamknięte drzwi do sypialni oznaczają, że któreś z nas potrzebuje ciszy i że to nie jest sytuacja na godziny. Kartek z instrukcją póki co wywieszać sobie nie musieliśmy, choć dyskutujemy, czy nie przydałaby się jakaś czerwona kartka jako rodzaj komunikatu dla dzieci.
Nie będę kłamać, z fachowej literatury związanej z tematem zarządzania czasem świadomie zdecydowałam się nie czytać nic. Bo choć w mojej pracy chodzi z grubsza o to samo, czyli o oszczędność czasu, to jednak moim celem jest czas dla siebie, bliskich i pasje, a nie na dodatkową pracę. Jednak poszukując i prowadząc obserwację, trafiłam na kilka reguł i metod, które okazały się istotne. Mam tu na myśli wspomnianą wyżej krzywą REFA oraz regułę 60:40, o której pisałam w tekście poświęconym prowadzeniu kalendarza – dla przypomnienia, chodzi o planowanie swojego czasu/kalendarza tylko w 60 proc. i rezerwowanie 40 proc. na niespodziewane zdarzenia albo spontaniczne decyzje. Jest jeszcze metoda Pomodoro, której nazwa pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Wystarczy przygotować listę zadań, nastawić alarm na 20 minut i zacząć pracować nad pozycjami z listy. Potem pięć minut relaksu i powtórzenie całego interwału. Zwykle używałam tej metody podczas rutynowych prac, jak wtedy, kiedy przyszło mi nakleić 300 znaczków pocztowych albo uzupełnić 6-arkuszowy Excel, ale znam osoby, które korzystają z Pomodoro, kiedy pracują twórczo i kreatywnie. Kluczowe są tu krótki okres oczekiwania na przerwę oraz perspektywa nadciągającego deadline'u w postaci alarmu, co na większość osób działa nadzwyczaj mobilizująco.
Niestety należę do wspomnianej większości i nic nie dodaje mi takiej energii i efektywności w pracy jak ostatnie chwile przed zbliżającym się terminem. I choć na niniejszy felieton mam zawsze dwa tygodnie i spokojnie mogłabym oddawać go na kilka dni przed publikacją, zawsze przeciągam do ostatniej chwili. Ma to związek z regułą Parkinsona, według której praca rozszerzy się na cały dostępny okres, a finisz nastąpi zawsze w momencie deadline’u. Radzę sobie z tym na dwa sposoby.
Albo wyznaczam sobie (i innym) krótsze, jednak nadal realne, terminy (choć w przypadku felietonów już za późno). Albo po prostu uznaję to za fakt i zamiast oszukiwać się, czy zadręczać, koncentruję się na bieżących sprawach i zabieram się do pracy zgodnie z naturą i przyzwyczajeniami.
Na koniec przyznam się jeszcze do czegoś. W środku każdego tygodnia urywam się z pracy i innych obowiązków, czasem tylko na dwie godziny, ale jak się uda, to i na cały dzień. Już w poniedziałek wiem, kiedy to nastąpi i tak układam tydzień, żeby nic mi tego momentu nie zepsuło. Odwożę grzecznie dzieci do placówek i… wracam do domu, zaciągam zasłony i albo idę spać, albo wskakuję do wanny, albo oglądam serial. Nie umawiam się tego dnia na spotkania, nie jadę na zakupy, nie gotuję, nie zaglądam do komputera i z rzadka odbieram telefon. Po kilku godzinach robienia tylko tego, na co mam ochotę (bez żalu i wyrzutów sumienia), jestem jak nowa i bez trudu nadrabiam „zaległości”. Nie żebym się z tym jakoś specjalnie ukrywała, ale jak dotąd nikt z moich współpracowników ani domowników nie zorientował się, kiedy dokonuję tej kradzieży, więc tym, którym od razu włącza się poczucie winy i wstydu, zdradzę, że gra jest warta świeczki. Da się z tym żyć.
*
Bożena Kowalkowska
Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Była sekretarzem redakcji „Magazynu A4”, „Vice”, „Kikimora” oraz ostatniego wydania „Twojego Weekendu”, który zdobył nagrody na całym świecie, m.in. Grand Prix w Cannes w kategorii projektów zmieniających świat. Przez siedem lat była współwydawcą rocznika o polskich formach drukowanych – Print Control. Jako dziennikarka przeprowadza serię wywiadów z kobietami do portalu Gazeta.pl. Na co dzień zajmuje się organizacją czasu pracy i przestrzeni, pisze teksty i prowadzi warsztaty oraz wykłady poświęcone tworzeniu kalendarza i planowaniu.
www.bozenakowalkowska.com
Zaloguj się, aby zostawić komentarz.