Zbyt wiele adresów, do tego liczne komunikatory – to sprawia, że w e-mailach łatwo utonąć i nie mieć już czasu na pracę. Dlatego warto wyznaczyć sobie pory, w których odpowiada się na wiadomości. Co jeszcze? Autorka naszego cyklu o lepszym zarządzaniu czasem podpowiada sposoby, które przetestowała na sobie.
Ile razy tonęłam w skrzynce e-mailowej, nie nadążałam z czytaniem ani z odpisywaniem na wiadomości i nie miałam czasu na rzeczywistą pracę, wiem tylko ja. Ale jak mogło być inaczej, jeśli obsługiwałam naraz pięć kont e-mailowych (dwa założyłam sama, trzy pozostałe klienci, z którymi współpracowałam), Messengera, Instagrama, no i starego dobrego SMS-a? O LinkedInie, Viberze i Slacku nawet nie wspomnę. Nie było takiej mocy, która w normalnych warunkach pozwoliłaby mi to wszystko przerobić. Chaos wymieszania treści różnej maści, rozproszenie komunikatów na wielu kanałach sprawiły, że czułam się przytłoczona i bezradna. A od czasu do czasu miewałam momenty, kiedy zalewała mnie krew, bo próbowałam na przykład znaleźć link do artykułu przesłany kiedyś przez znajomego. Oczywiście w obliczu liczby kanałów korespondencji byłam bez szans.
Od tamtej pory dbam o „czystość” korespondencji. Zlikwidowałam trzy konta e-mailowe i zostawiłam dwa – jedno na korespondencję główną, drugie na subskrypcje, dostępy, zakupy online i inne spamy. Z komunikatorów staram się korzystać tylko w celach towarzyskich, ewentualnie używam ich jako kanału do szybkiej komunikacji: zagajam, zaczepiam albo o czymś przypominam. Gdy robi się konkretniej czy poważniej, przerzucam rozmowę na e-maila. W końcu mam to, co chciałam – tylko jeden adres e-mailowy do obsługi, ale na nim kilkanaście różnych wątków. Na szczęście każdy system pocztowy ma opcję flagowania. Na stałe wprowadzone mam dwie flagi: czerwoną dla tematów prywatnych i zieloną dla tematów związanych z pracą, a dla każdego nowego i dłuższego projektu, którym się zajmuję, uruchamiam nową flagę. Nie flaguję wszystkiego, a jedynie najważniejsze informacje: ustalenia, kwoty, numery symboli, ulubione zdjęcie desktopowe albo konkretne zadania. Pilnuję, żeby liczba e-maili w każdej kategorii nie przekraczała 30. W tym celu przynajmniej raz w tygodniu przechodzę przez wszystkie flagi i usuwam to, co już załatwione albo nieistotne, jednocześnie zapisując sprawy, którymi muszę się zająć – to moja naturalna lista zadań, którą na bieżąco uaktualniam.
Prowadziłam kiedyś konsultację dla przeuroczej reżyserki, która cierpiała z powodu zalewu e-maili – w skrzynce miała ok. 5 tys. nieprzeczytanych wiadomości i każdego dnia ta liczba rosła. Te nieodczytane e-maile wisiały nad nią niczym chmura gradowa, wywołując uczucie rezygnacji i bezsilności.
Jako rozwiązanie dla tej sytuacji przedstawiłam dwa sposoby. Pierwszy to ułożenie nadawców w porządku alfabetycznym i codzienne przeglądanie jednej, dwóch liter alfabetu (to średnio pół godziny dziennie przez 14-28 dni). Drugi brzmi dość brutalnie, ale ma sens. To usunięcie zawartości skrzynki poza wiadomościami z ostatniego miesiąca. I już – po krzyku. Jeśli e-maile wiszą od tygodni nieprzeczytane, to znaczy, że nie są już ważne, a ten, komu zależy, napisze jeszcze raz. Poza tym, nie ma takich informacji, których nie da się uzyskać jeszcze raz.
W przypadku usuwania zawartości skrzynki, to sytuacja zawsze decydowała za mnie – spalenie/zalanie komputera, błąd na serwerze czy pomyłka informatyka. I choć za każdym razem dostawałam palpitacji serca, to nigdy nie miało to złego przełożenia na moją pracę.
Co wybrała reżyserka, możecie się tylko domyślać.
W rozmowach o porze pisania wiadomości często przywołuję dawne już wspomnienie pisarki Agaty Passent, która lubiła wstawać o 4 czy 5 nad ranem i zaczynać pracę. Kiedy zorientowała się, że jej adresaci stresują się, widząc, że tak wcześnie wstaje, przestawiła zegar na swoim komputerze o trzy godziny i wiadomości, które nadal słała wcześnie rano, w skrzynce odbiorcy wskakiwały jako dostarczone o 8.00. Wilk syty i owca cała.
Jest takie przysłowie: „Nie czyń drugiemu, co tobie niemiłe”. Marzysz o tym, żeby twoja praca nie wychodziła poza określone ramy czasowe? No to do diaska, sam/a zaprzestań wysyłania wiadomości w niestosownych porach – wieczorem, w nocy albo w weekendy. Tłumaczenie „przecież nie musi tego wtedy czytać” nie działa i przypomina mimowolne dręczenie odbiorcy. Tylko nieliczni nie zaglądają do skrzynki w wolnych chwilach, a ci zaglądający – uwierzcie mi, nie robią tego po to, żeby zacząć intensywnie myśleć o pracy. Zatem słanie e-maili o dziwnych porach to zły pomysł. Jednak ich pisanie to już trochę inna sprawa – tu obowiązuje tylko wolność. Już niemal każdy program e-mailowy ma opcję programowania wysyłki na wybrany dzień i godzinę. A jeśli nie, to na bank ma system do przechowywania tzw. szkicu wiadomości. Kiedy wiadomość będzie gotowa, wystarczy wybrać odpowiedni moment i nacisnąć „wyślij”.
Żeby nie tkwić cały dzień w e-mailach, wyznaczyłam sobie trzy momenty, w których sprawdzam skrzynkę i zajmuję się czytaniem oraz pisaniem wiadomości – rano, w porze lunchu i przedszkolnego podwieczorku. W międzyczasie nie pozwalam się nimi rozpraszać (zwłaszcza jeśli pracuję twórczo) ani rozmieniać na drobne – odpisuję raz, a dobrze, czyli tak, żeby odbiorca, który czekał, był usatysfakcjonowany.
Przestrzeganie wyznaczonych godzin na pisanie wiadomości okazało się dla mnie bardzo wdzięczną regułą. Nie zdarza się już, żeby ktoś bombardował mnie wiadomościami, kiedy wieczorem oglądam serial albo usypiam dzieci. Bo po co wtedy do mnie pisać, jeśli i tak wiadomo, że nie odczytam, a nawet jeśli, to nie odpowiem od razu. Mogłabym wymienić dziesiątki osób, które się ode mnie tego „nauczyły”.
Nie wiem jak wy, ale ja lubię się z napisaną wiadomością przespać. Zwłaszcza, jeśli piszę w odpowiedzi na przykry ton nadawcy albo mam do rozwiązania trudny temat. Odpisuję zawsze, często niemal od razu. Wyłuszczam, argumentuję, przywołuję, punktuję, wnerwiam się przy tym i złoszczę. Po czym wysyłam wiadomość do samej siebie i idę spać. Rano wstaję oczyszczona. Ze swojego emocjonalnego elaboratu wyrzucam 90 proc. i ostatecznie ślę porządny, przemyślany i konkretny e-mail, którego nie będę żałować ani się za niego wstydzić (ci, którzy ze mną pracowali wiedzą, że noc poza spokojem i dystansem przynosi mi też często rozwiązania albo wyświetla popełnione błędy – wielokrotnie śniły mi się pomyłki). Kiedy ciśnienie trochę spadnie, łatwiej mi o dobór odpowiednich słów, zwłaszcza że wierzę, że nawet bardzo niekomfortową treść można przekazać po ludzku, czyli miło i z życzliwością. Na przykład wydawanie poleceń – „chcę” i „zrób” bez problemu można zamienić na: „chciałabym”, „wolałbym”, „byłoby świetnie, gdyby...”, „zależałoby mi...”. Prawda, że jest o tym samym, ale brzmi lepiej?
Na koniec chciałabym wyrazić wdzięczność Grześkowi Piątkowi, którego przyszło mi kiedyś zagrzewać do pisania. Wiele lat temu na moje poszarpane, nieskładne i niechlujne e-maile zawsze odpisywał z ciepłem, gracją i starannością, czym niewątpliwie mnie zainspirował i, mam nadzieję, zaraził.
*
Bożena Kowalkowska
Absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Była sekretarzem redakcji „Magazynu A4”, „Vice”, „Kikimora” oraz ostatniego wydania „Twojego Weekendu”, który zdobył nagrody na całym świecie, m.in. Grand Prix w Cannes w kategorii projektów zmieniających świat. Przez siedem lat była współwydawcą rocznika o polskich formach drukowanych – Print Control. Jako dziennikarka przeprowadza serię wywiadów z kobietami do portalu Gazeta.pl. Na co dzień zajmuje się organizacją czasu pracy i przestrzeni, pisze teksty i prowadzi warsztaty oraz wykłady poświęcone tworzeniu kalendarza i planowaniu.
Zaloguj się, aby zostawić komentarz.