Dobry plan albo choćby jego zarys to podstawa dobrej organizacji czasu. Budowanie planu odbywa się w kilku krokach. Pierwszy to określenie jego ram czasowych, potem stopniowa realizacja, a na końcu radość z osiągniętego celu.
Ustal deadline
Weźmy szykowanie wyprawki szkolnej. Wrześniowa wyprawka doskonale ilustruje proces budowania planu, bo już ustalenie końcowego terminu może dla niektórych wydawać się dyskusyjne. Jeśli naprawdę ktoś chce działać w sposób zorganizowany, powinien założyć, że deadline wypada 31 sierpnia. Ale z racji tego, że to poniedziałek, ostatni dzień wakacji, na drogach zaczynają robić się korki, termin trzeba przyspieszyć. Jako zorganizowany rodzic dziecka szkolnego założyłabym, że deadline na skompletowanie wyprawki upływa w piątek 28 sierpnia i ani dnia później. Kolejne dni można co najwyżej zarezerwować na tzw. zapas na wypadek niespodziewanych zdarzeń, takich jak np. opóźniona albo błędna przesyłka kurierska.
Mamy termin końcowy, a kiedy w takim razie jest początek? To już kwestia indywidualna, ale założyłabym że dobrze byłoby zacząć działać z początkiem września, najpóźniej zaś po długim weekendzie sierpniowym.
Realizuj plan krok po kroku
Drugi krok to zebranie wszystkich danych i wizualizacja wszystkich następujących po sobie czynności. Niektórzy rodzice zatrzymają się na prostej realizacji uzyskanej ze szkoły listy rzeczy wymaganych. O ile w przypadku pierwszoklasistów ma to sens, o tyle w przypadku starszych roczników może to okazać się zwodnicze. Powody są dwa. Jeden: może okazać się, że większość rzeczy z listy dziecko już po prostu ma i bez sensu wydawać pieniądze. Dwa: może się okazać, że większość tego, co dziecko już ma, jest uszkodzona, wyszczerbiona, połamana, zagubiona albo za mała. Więc zanim cokolwiek założy się jako pewnik, trzeba to jednak najpierw sprawdzić. Nie bez znaczenia będzie tu rozmowa z wyprawianym dzieckiem – co mu się sprawdziło, czego by chciało, w jakim kolorze albo z którym bohaterem. Warto poświęcić temu etapowi trochę więcej czasu, bo im większa wiedza, tym łatwiej będzie potem. Kiedy skończysz listę wyprawkową, nie pędź od razu do sklepu, tylko usiądź przed komputerem i sprawdź: czy model, takiego na przykład plecaka, który dziecko sobie wymarzyło, w ogóle istnieje? Czy jest dostępny online/od ręki? I, co najważniejsze, czy jest szansa, że wszystkie rzeczy z listy można będzie kupić w jednym miejscu? Im mniej miejsc do odwiedzenia, tym więcej czasu dla ciebie.
Rób notatki
Przy tej okazji drobna rada – naucz się robić notatki. Gdziekolwiek jesteś i nad czymkolwiek pracujesz, zawsze trzymaj na swoim stanowisku kalendarz lub notes otwarty na wybranym tygodniu z długopisem w pogotowiu. Zrób z tego rytuał, kiedy siadasz do pracy, i notuj wszystko, co danego dnia się pojawia. Rachunek za prąd, pytanie od księgowej, komentarz do oferty, telefon od teściowej o pomoc w zakupach, tytuł poleconej książki przez przyjaciela czy informację o nowej polisie ubezpieczeniowej. Nawet jeśli nie będziesz traktować tych notatek jak konkretnej listy zadań, jest większa szansa, że dzięki zapisaniu zostaną w głowie. A jeśli nawet nie, to codzienne powracanie do notatek, sprawi, że nie uciekną.
Realizacja zadania
Krok trzeci i ostatni – realizacja. Najprzyjemniejsza część programu, o ile twój plan został dobrze przygotowany. Wiesz już, co musisz kupić i gdzie, wiesz nawet, gdzie będzie szerszy wybór, a gdzie będzie taniej. Wiesz nawet, że nie ma co wybierać się na zakupy do danego sklepu rano, bo ten konkretny punkt otwiera się po południu. Wszystko jest dokładnie tak, jak było w planach. A odbyło się to w trzech krokach: określenie jego ram czasowych, zebranie wszystkich danych i wizualizacja czynności oraz realizacja. Do zastosowania analogicznie w budowaniu niemal każdego planu.
Tą szkolną przygodą zamykam 10-odcinkowy cykl poświęcony lepszej organizacji czasu. W pierwszym odcinku wspomniałam młodego artystę, który po moim nad wyraz zaangażowanym wykładzie zrobił sobie tylko jedną notatkę, która brzmiała: „To jest przerażające!”. Jedno wam powiem – przerażające lub nie, ale na pewno skuteczne.
Bożena Kowalkowska - absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Była sekretarzem redakcji „Magazynu A4”, „Vice”, „Kikimora” oraz ostatniego wydania „Twojego Weekendu”, który zdobył nagrody na całym świecie, m.in. Grand Prix w Cannes w kategorii projektów zmieniających świat. Przez siedem lat była współwydawcą rocznika o polskich formach drukowanych – Print Control. Jako dziennikarka przeprowadza serię wywiadów z kobietami do portalu Gazeta.pl. Na co dzień zajmuje się organizacją czasu pracy i przestrzeni, pisze teksty i prowadzi warsztaty oraz wykłady poświęcone tworzeniu kalendarza i planowaniu.
www.bozenakowalkowska.com
Zaloguj się, aby zostawić komentarz.